5 ventajas de llevar el registro de tu evento online

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Con una industria de eventos cada vez más competitiva y todo el trabajo que se lleva a cabo para organizar un maratón, muchos organizadores de eventos están buscando maneras innovadoras de agilizar su carga de trabajo y al mismo tiempo aumentar el prestigio del evento y la satisfacción general de los participantes. Mientras que la tendencia creciente es tomar todos los aspectos de la gerencia del acontecimiento en línea con el software del registro, muchos organizadores van con cuidado de que sus participantes no se asusten al introducir sus datos en línea. Aquí están algunas ventajas de usar el registro online.

 

  1. Registro rápido y fácil para el participante. El registro en papel requiere que el participante descargue el formulario y lo imprima o recoja una copia de la oficina del evento, lo rellene, escriba un cheque y, a continuación, pague el franqueo para enviarlo de vuelta o tenga que ir personalmente a dejarlo. La entrada en línea es una experiencia rápida y perfecta para un participante que enlaza con el formulario de su sitio web de eventos oficiales. El formulario de registro en línea puede tener la misma apariencia que su sitio web para que el registrante se sienta como si nunca hubiera salido de la web. Un registrante en línea puede llenar rápidamente un simple formulario en línea que ha sido personalizado para recopilar la información requerida de una persona que ingrese a su categoría (Adulto, niño, etc) y enviarlo a su base de datos en cuestión de minutos.

 

  1. Correo electrónico de confirmación automática. El tiempo promedio de respuesta desde el día en que se recibe un formulario de entrada de papel cuando el participante recibe una confirmación de registro puede tardar días o incluso semanas. Los eventos que aceptan formularios de registro en papel pueden pasar una buena parte de su día de trabajo contestando llamadas telefónicas y correos electrónicos de los registrantes curiosos de saber si su cheque y la información ha sido recibida. La mayoría del software de registro en línea enviará automáticamente un correo electrónico al participante notificándoles que su pago se ha recibido. Esta confirmación instantánea dará a sus participantes tranquilidad y también reducirá el trabajo administrativo requerido para responder a los solicitantes de registro interesados ​​preguntándose sobre el estado de su entrada.

 

  1. La presentación de datos en línea es segura. Habiendo dicho esto, siempre hay excepciones y la sugerencia es que cuando hagas compras mediante un proveedor de registro en línea, investigues acerca de sus normas de seguridad y los métodos que han puesto en marcha para garantizar que los datos de su participante se mantienen de forma segura. Una vez que hayas encontrado un software que almacena datos detrás de un cortafuegos y cifra toda la información de pago, puedes estar seguro de que alojar los datos de los participantes en línea es tan seguro si no más que pedirles que envíen información personal y de pago por correo postal.

 

  1. Informes en tiempo real. Una de las quejas que la mayoría de los organizadores de eventos tienen es que nunca saben cuánta gente se mostrará en el evento hasta los últimos días del período de registro. Aceptar formularios de registro en papel requiere actualizaciones manuales a los informes de los asistentes y especialmente en los últimos días antes del evento, la carga de trabajo puede ser difícil de mantener. Un sistema de registro en línea le ofrecerá la posibilidad de ver su flujo de datos de registro en la base de datos en tiempo real. Esto significa que puede obtener una cuenta más precisa de los participantes esperados y los suministros necesarios para apoyarlos cuando se presenten al evento.

 

  1. Usar menos papel es bueno para el medio ambiente. Esto puede parecer un poco trivial, pero con la creciente tendencia de las personas a alterar su vida cotidiana para reducir su impacto personal en el medio ambiente, cada vez más organizadores de eventos también están haciendo su parte. El desarrollo de una declaración de impacto ambiental y la marca de su evento como un “evento verde” no sólo es bueno para el medio ambiente, pero puede resultar valioso para su campaña de marketing.

 

En resumen, la gente está cada vez más cómoda con las transacciones en línea y los organizadores de eventos tienen mucho que ganar con las nuevas tecnologías en línea que pueden agilizar su carga de trabajo.