Los 5 problemas de la organización de eventos

Eventos

 

Un evento es un acto de comunicación que se celebra en directo, por lo que hace que sea mucho más complejo a la hora de organizar ya que hay que tener en cuenta los imprevistos y calcular todos los detalles minuciosamente.

Si quieres organizar un evento debes tener en cuenta estos problemas que pueden surgir:

 

Briefing de objetivos

 

En primer lugar hay que tener claro el objetivo de dicho evento (motivación, fidelización, capacitación, integración del personal, etc). Una vez analizados se podrá evaluar que tipo de propuesta se adaptará más a las necesidades y que actividades se podrán realizar. Empezar por la idea sin tener claros los objetivos, hará que tu evento pierda coherencia y no cumpla todos los requisitos para tener un buen retorno de la inversión.

 

Generar comunicación interna

La comunicación con el equipo es un elemento fundamental, por lo que hay que considerar que es lo que la gerencia quiere comunicar. Lo que se haga en el terreno de la comunicación, en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad, puede maximizar los recursos disponibles y aumentar la relación costo-beneficio. No tener a un equipo totalmente informado e involucrado en el evento podrá causarte problemas y no todo el mundo vaya en la misma dirección.

 

Especial atención a los detalles

El evento debe ser una herramienta para generar motivación, difundir el producto o fidelizar a un determinado sector. Hacer que los asistentes lo pasen bien contratando por ejemplo a algún show cómico o artistas puede ser interesante pero siempre que tengan apunte hacia un objetivo especifico y claramente formulado.  Hay que centrarse en lo que se desea lograr y que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.

 

 

Relación coste-beneficio

Generar un mega evento, en el cual se requiere una alta inversión no siempre puede tener beneficios para la empresa. Los eventos de alto impacto puede no generar los resultados que se proyectan. Por muchos recursos que inviertas, debes hacer las cosas bien. La creatividad es un factor a tener en cuenta y hay maneras más sencillas, económicas y mucho más eficaces de trabajar con los RRHH para producir un cambio.

 


 

Atender a la logística

El evento debe realizare en lugares distintos y sorprendentes pero sin dejar atrás la facilidad del acceso de los asistentes. Des de la organización deben considerarse como se van a trasladar los usuarios y que pueden surgir demoras que se conviertan en gastos imprevistos, reclamos o esperas innecesarias. Hay que tratar de poner todas las facilidades posibles para que sea cómodo el acceso.

 

Fuente: https://serviciosdecomunicacion.wordpress.com/2008/10/14/principales-problemas-a-la-hora-de-organizar-un-evento-1/