7 claves para organizar un evento con éxito

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Organizar un evento con éxito no es tan fácil como pueda parecer. El sector de los eventos no para de crecer en España, cada vez son más empresas que entienden que la organización de los eventos es un elemento clave para la estrategia de marketing. Sin embargo, un buen evento puede ser una gran acción de marketing, y de relaciones públicas, en especial si tu negocio tiene un local. La gran ventaja de organizar un evento con éxito es que buena parte de nuestro cliente objetivo estará presente, por lo que reforzamos nuestra imagen y nuestra reputación. En caso contrario el efecto negativo puede ser incalculable por el boca a boca.

En los últimos tiempos, el auge de las redes sociales ha acercado la marca a las personas. Pero en ocasiones la relación virtual no consigue afianzar la relación entre ambas partes y hacen falta experiencias en el plano físico. Pero, ¿cuáles son nuestras claves esenciales en la organización de eventos? Aquí os dejo 6:

Tener un buen motivo y claro el objetivo: El esfuerzo, más en tiempo que en dinero, el riesgo de que salga mal y, sobre todo, el estrés tienen que estar muy justificados. Por eso debe de tener un gran rendimiento, no sólo en el día del evento sino en posteriores. Además ten en cuenta que los invitados también tienen que tener un buen motivo para acudir a la cita. Recoger un premio o un regalo suele ser un buen gancho para asegurar la participación. No sirve de nada hacer un congreso para 500 personas cuando lo que se quiere es crear una imagen de empresa cercana. Mejor invite a sus mejores clientes a un evento íntimo y cuidado.

Buscar una filosofía: Para organizar un evento con éxito lo primero es tener claro qué queremos transmitir, y para ello es fundamental contar con una imagen y valores de marca. Sólo así podremos tomar decisiones correctas en cuanto al estilo del evento. ¿Qué queremos transmitir a los asistentes? Debe ser totalmente coherente a nuestra marca.

Generar experiencias: Tenemos claro el objetivo de nuestro evento y logramos transmitir nuestros valores, pero nuestro evento no es recordado. Las experiencias son la clave para que nuestro evento permanezca en la memoria de nuestros asistentes. Es importante hacer partícipes a los asistentes, convertirlos en protagonistas del evento. Debemos procurar generar sensaciones agradables, generar discursos inspiradores y fáciles de recordar.

Actuar como un gran anfitrión: Todo dependerá una buena parte organizar un evento con éxito. El anfitrión actúa como director de esta orquesta, tomando decisiones y asignando recursos para satisfacer a nuestros invitados pero sin perder de vista los objetivos del evento para nuestro negocio. Además el evento comunica tanto o más que el mismo acto, por eso el anfitrión debe de estar orientado en la misma imagen y valores de marca.

Recordar que los invitados son personas: Muchos eventos se centran más en la cantidad de invitados que en su satisfacción y calidad. El boca a boca de los invitados tras el evento puede ser más eficaz que el propio evento. Algunos de los factores genéricos para organizar un evento con éxito para las personas asistentes son: la temperatura, la bebida y comida, la hora, la duración, el lugar, la disponibilidad de diferentes zonas, etc. Aunque como suele pasar en marketing, no hay nada como conocer a nuestro público.

La elección de un buen espacio: El lugar debe de ser memorable, pero sí es nuestro local o instalaciones, estaremos limitados por la arquitectura existente. De todas formas es importante orientar el espacio a la filosofía del evento, habilitando tantas zonas como sean necesarias para la comodidad de los invitados y la movilidad del anfitrión.

Cuidar todos los detalles: Un evento no son sólo los discursos. También son el espacio, la decoración, la luz, la comida, el ambiente, la música, los trabajadores… Todos estos detalles logran que el evento sea una experiencia agradable y, por tanto, más fácil de ser recordada.

 

Jénnifer González

jgonzalezca@edu.tecnocampus.cat