8 Pasos para Crear un Plan de Marketing para un Evento

Eventos

Un buen plan de marketing para la promoción de eventos te guia para aumentar estratégicamente la asistencia al evento y la satisfacción de los asistentes con el fin de maximizar el retorno de la inversión del evento. Con el plan correcto, se identificará quién estará interesado en el evento, se comunicará y comprometerá con eficacia, y se difundirá la información del evento.

Éstos son los pasos a utilizar como guía para crear el plan de marketing de un evento:

 

Paso 1: Establecer metas

Los objetivos de su evento se deben establecer antes de pasar a los próximos pasos. ¿Quieres que tu evento alcance un objetivo tangible, como atraer a 700 asistentes, o una meta intangible como el fortalecimiento de las relaciones con los miembros de la asociación o socios comerciales a través del evento?

 

Paso 2: Determinar el presupuesto

Grande o pequeño, se debe ser consciente del presupuesto asignado al marketing. Mientras que las restricciones establecerán límites en ciertas cosas, también mostrarán dónde se puede ser creativo.

 

Paso 3: Identificar el mercado objetivo

Para identificar adecuadamente el mercado objetivo, es necesario definirlo a través de datos demográficos como edad, raza, sexo, estado civil, ingresos, educación y ocupación. Primero se analiza los datos de los asistentes recogidos de eventos anteriores para que tenga una idea de sus datos demográficos y psicográficos.

Otro rasgo importante es el uso de la tecnología. Nos dirá los canales más eficaces. Mientras que las personas mayores pueden estar mejor informadas a través de métodos más tradicionales, los jóvenes se encuentran casi exclusivamente a través de canales digitales como las redes sociales.

 

Paso 4: Resuma sus tácticas de comunicación

Un evento de éxito se crea a través de la interacción sólida y la comunicación con los asistentes por lo que realmente se tienen que establecer tácticas de comunicación. Necesitas asegurarte de que la gente está bien informada sobre el evento para que estén motivados para ir.

 

Paso 5: Desarrollar tácticas de personalización

Una vez definida la comunicación con la audiencia, es importante adaptar los mensajes que se van a enviar de manera atrayente. Al ajustar el contenido de los correos electrónicos y material promocional a los asistentes potenciales, será más probable que vean el valor en el evento y asistir.

 

Paso 6: Preparar la estrategia de colaboración

Tanto tu como tus patrocinadores compartís los mismos objetivos en términos de atraer a más asistentes al evento y aumentar la visibilidad de la marca. Se debe utilizar este objetivo común para motivar a los patrocinadores y expositores a participar en la promoción del evento. Por ejemplo, puedes pedir que ayuden a transmitir folletos o animarlos a difundir la palabra sobre el evento en los medios sociales.

 

Paso 7: Establecer Promoción de Última Hora y Tácticas de Compromiso

En cuanto a la comercialización, el tramo final antes del evento es estresante, ya que no se trata solo de conseguir los asistentes que van a última hora, sino también despertar la emoción para aquellos que ya están yendo. Esta es la razón por la que debe incluir tácticas de promoción y participación en su plan de marketing.

Las grandes maneras de llegar a los invitados incluyen la mención de cuántos asistentes estarán allí, destacando los oradores y sus sesiones, actividades de eventos interesantes, oportunidades de networking…

 

Paso 8: Establecer las métricas de evaluación de rendimiento

En el plan de marketing se deben escribir con el máximo detalle las varias métricas con las que se probará el éxito que ha tenido el evento.

Utilice las estadísticas de un informe para mostrar a su equipo y las partes interesadas el éxito de su evento, así como para la promoción en un boletín de noticias o propósitos de relaciones públicas. Los datos y las percepciones que obtiene le ayudarán a hacer que el siguiente evento sea aún mejor.

 

Conclusión

Mientras que la redacción y ejecución de un plan de marketing de eventos completo puede ser un reto, hay muchos softwares de gestión de eventos que pueden ayudar.

 

Artículo inspirado en: Event Manager Blog