Las claves para que un evento de éxito este asegurado

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En el post de hoy veremos ciertos tips y puntos claves que aunque a veces parezcan lógicos son necesarios recordar puesto que a veces no se le da la suficiente importancia.

 

Hoy os proponemos una lista de ciertos pasos que aseguraran un resultado óptimo en tu próximo evento

 

 

  • Planificación: Todo proyecto debe sin duda alguna, iniciarse con la elaboración exhaustiva y detallada de un plan estratégico. Un buen plan es primordial para que tu evento tenga un final exitoso. Dentro de la estrategia debes tener en cuenta la búsqueda de oradores, el acuerdo con los sponsors o patrocinadores, el contenido del evento y cómo se comunicará el mismo y los recursos que necesites para llevarlo a cabo.

 

  • Detalles: Busca y alquila el salón y los equipos que necesites con tiempo. A la hora de mirar las salas de alquiler, comprueba su red Wi-Fi. Define el tipo de catering que ofrecerás, el modo en que venderás las entradas de tu evento y el personal que necesites para ese día.

 

  • Establecer un límite de dinero al principio: Es muy importante no ir por encima del límite, así que habla con tus asesores financieros y establece un presupuesto primero. Una vez que tengas un presupuesto, es cuando podrás arrancar, antes NO. De esta manera, podrás controlar los gastos, y no habrá espacio para errores

 

  • Promoción: Envía invitaciones por email y difunde el evento en redes sociales (es gratis y muy efectivo). Si alguno de tus partners tiene un blog pídele que difunda tu evento por ese canal. Si tienes un sitio web exclusivo del evento sería genial, recuerda que existen plataformas de gestión de eventos que te ofrecen esto gratuitamente. Y si puedes destinar un poco de tu presupuesto en la promoción, realiza algunas campañas de difusión.

 

  • Haz una lista cronograma de tareas pendientes. Si hay algunos detalles que todavía necesitas por cubrir asegúrate de que hayas creado una lista de todos los puntos para tener previsto hasta el más mínimo detalles. Comprueba y revise tu lista constantemente pero especialmente la semana anterior, el día antes y el día del evento para asegurarte de que no se te ha olvidado nada. (TIP: utiliza la herramienta KeyNotes Resource)

 

  • Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.

 

  • Hacer uso de las redes sociales: para todo. Difusion, actividades dentro del evento. Implica a los de fuera como si estuviesen dentro del evento.

 

  • Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos a veces es ayudarles a interactuar y conocerse. Considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la gamificación. (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

 

  • Resultados: Tu evento obviamente debe tener un fin, este puede ser: generar nuevos contactos, dar a conocer tu marca o empresa, networking, branding, etc. Una vez finalizado debes analizar el ROI (Retorno de inversión).

 


Cómo organizar un evento exitoso

Hoy tengo el placer de tener en mi blog a una gran profesional como es , con su post Adriana Gonzalez, Directora de la agencia Magenta Innovación Gerencial COMO ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO. Aprovecho para decir que estaré en su web como invitada con un post que aún estoy dando vueltas y vueltas pero que pronto leeremos.

Cómo organizar y planificar un evento, claves, ideas y consejos. Organización de eventos

Cómo planificar y organizar un evento de empresa o privado. Portal para la planificación y organización eventos y reuniones en España y Marruecos

5 tips para planear eventos de tu negocio | Revista Merca2.0

¿Estás planeando un gran evento para tu negocio? Ya sea por el lanzamiento de algún nuevo producto, por aniversario o por inauguración, es muy importante tener un plan de ataque cuando se trata de un evento específico, casi tan importante como contar con un plan de mercadotecnia para todo el año.

 

6 consejos para organizar un evento exitoso

Son muchos los detalles a tener en consideración a la hora de organizar un evento. Porque las tareas van desde la decoración y alimentación pasando por la recepción y acompañamiento de conferenciantes o invitados especiales, dependiendo de la naturaleza del evento.

 

 

 

Júlia Pons Benaiges