Como Atraer i Mantener los Voluntarios Correctos

Comunicaciones 2.0

Los voluntarios son un activo importante para cualquier evento; tal vez incluso el mejor activo. No porque sean gratis sino porque los voluntarios son personas apasionadas. Pensad en ello: ¿cuán de apasionado tiene que ser para dedicar tiempo libre a un evento?

A pesar de su pasión, los voluntarios todavía tienen otras obligaciones. Probablemente tienen un trabajo a tiempo completo, amigos y familiares, pasatiempos o tal vez incluso otras responsabilidades de voluntarios. Debido a esto, debemos asegurarnos de sacar el máximo provecho de su tiempo, y que sus voluntarios saquen el máximo provecho de su tiempo mientras ayudan con su evento.

Para hacer esto, deberemos poner un programa de voluntariado. Si tienes un plan y un proceso para aclimatar a los voluntarios, la experiencia será mucho más agradable para ambos lados y atraerá aún más voluntarios para eventos futuros.

 

Planificación de un programa de voluntarios antes del evento

Estos son algunos pasos a seguir antes de traer al primer voluntario:

  1. Identificar qué funciones debe llenar. Este es el mejor lugar para comenzar. ¿A quién necesitarás para tu equipo y qué tareas estarán en cada rol?
  2. Crear un sistema de informes. El manejo de voluntarios es muy desordenado. Sin embargo una buena estructura puede ayudar. Identifica a quién van a reportar los voluntarios. Es mejor dividir a los voluntarios en equipos por función, identificar líderes y tener al menos un empleado a tiempo completo (o un voluntario muy dedicado, organizado y experimentado) al que otros voluntarios puedan informar dentro de su departamento. Esto no es tanto para garantizar beneficios sino para facilitar la comunicación dentro-fuera, fuera-dentro.
  3. Incentivar. ¿Por qué la gente debe ser voluntaria para un evento? ¿Qué van a sacar? Tal vez el evento es el mejor y se convertirán en los mejores por estar ahí, tal vez…. Pero sólo para cubrir las bases se deberá identificar claramente lo que los voluntarios pueden beneficiarse al ayudarle a poner en su evento.
  4. Compartir los planes con los interesados ​​internos. Tienes una idea para un programa de voluntarios. ¡Fantástico! Pero no significará nada si alguien dentro de su compañía lo veta. Además, si trae a los interesados ​​internos a bordo, se pueden conseguir sugerencias para mejorar aún más el programa.

Siguiendo los pasos anteriores, los consejos le ayudarán a atraer y retener con éxito a los voluntarios adecuados para un evento.

 

Artículo inspirado en: Event Manager Blog