Cómo crear un webinar de éxito y gestionarlo con eficacia. 5 claves

Comunicaciones 2.0

Una de las mejores maneras de llegar a tu audiencia online es a través de vídeo. Y cuando ese vídeo es en directo, la interacción y el engagement son todavía mayores. Los webinars son, probablemente, la herramienta para que tus usuarios se interesen por lo que haces y por cómo lo haces.

Pero preparar un webinar, aunque es relativamente fácil, no lo es tanto como parece si lo que quieres es llegar a un público amplio e interesado en lo que ofreces.

A continuación voy a explicarte cómo crear un webinar de éxito, y lo haré tomando como ejemplo el último que tuvimos en la serie #SocialancerWebinars, con más de 1.000 inscritos y más de un 40% de participación en directo.

Gráfica de asistentes, registrados y visitantes de WebinarJam.
# 1. Escoge la herramienta adecuada
Según el objetivo que persigas con el webinar -y tener un objetivo es crucial-, la forma más sencilla de crear uno es con Google Hangouts. Como seguramente sabes, se trata de una herramienta gratuita de Google que permite alcanzar a una audiencia ilimitada de forma relativamente sencilla. Se relaciona con tu cuenta de Google+ y con tu canal de YouTube, por lo que, después de la sesión en directo quedará la grabación en tu canal.

El problema de los Hangouts es que únicamente te ofrecen la funcionalidad de realizar el webinar, pero toda la tarea previa y posterior de marketing te quedará colgada, y ése es probablemente uno de los aspectos más importantes cuando tienes que promocionar un webinar a una audiencia determinada.

Para resolver esto, nosotros utilizamos WebinarJam, que es una herramienta que se integra perfectamente con Google Hangouts y que te ofrece todo el potencial de marketing necesario que no tienes con los Hangouts, además de una columna interactiva durante la sesión con las siguientes posibilidades:

Chats (públicos y privados).
Participantes.
Encuestas.
Promociones.
Vídeos que puedas tener ya grabados.

Además, como administrador del webinar, tú decides qué es lo que quieres mostrar u ocultar a tu audiencia.

La captación de leads, que es lo que Hangouts no te ofrece, la encontrarás en herramientas como WebinarJam u otras muy utilizadas en el mercado. En este post te explicábamos la necesidad de utilizar una buena estrategia de email marketing.

La otra herramienta que más se utiliza es GoToWebinar. Lo bueno que tiene GoToWebinar es que trabaja sobre su propia plataforma, y que por tanto no depende de terceros. Además, puedes invitar a los asistentes a que hablen durante la sesión o que incluso compartan su cámara, mientras en WebinarJam deberías hacerlo mediante una invitación a través de Gmail y el proceso es menos intuitivo.

Pero si quieres hacer webinars con cierta frecuencia y atraer a una audiencia importante, la mayor limitación que tendrás es el coste. Comparativamente, una suscripción anual de WebinarJam es más económica que una suscripción mensual de GoToWebinar para 500 asistentes…

Aunque si realizas webinars menos multitudinarios a lo mejor la opción “hasta 100 asistentes” de GoToWebinar te conviene.

No digo que sea mejor una u otra, sino que pienses qué es lo que más te conviene en cada caso y te decidas por la opción que consideres oportuna (o incluso combinadas, según sean los webinars que realices, como por ejemplo si son de pago y para poca gente o gratuitos y para mucha). Ambas herramientas son muy buenas y permiten crear páginas de aterrizaje, captar leads, ofrecer chats durante la sesión, encuestas, integrarse con tu herramienta de email marketing, etc.

# 2. Ten preparado el discurso
Parece de perogrullo, pero no lo es. Un discurso bien estructurado empieza por una presentación clara de lo que quieres hacer, un contenido interesante y una conclusión redonda.

Hace poco leía esta publicación de Tim O’Reilly en Google+:

 

Así que “lo bueno, si breve…”.

Algunos consejos:

No alargues la parte de contenidos del webinar más de 60 minutos.
Sé dinámico en tus explicaciones.
Introduce anécdotas personales o muestra tu experiencia.
# 3. Atiende todos los comentarios y preguntas
Esta sección es crucial. Nosotros, cuando gestionamos un webinar, lo hacemos 2 personas a la vez (además del ponente). En el último webinar que preparamos junto con Antonio Calero hubo más de 1.000 personas registradas y, de ésas, más de 440 asistieron en directo, como veías en la gráfica de WebinarJam de más arriba.

No te recomiendo que durante un webinar la gente te interrumpa con preguntas. Guarda la sección de preguntas y respuestas para el final para hacerlo de un modo ordenado, pero asegúrate de que todas las preguntas -o por lo menos las más relevantes- se responden. Para ello es necesario que no estés solo en el webinar, pues mientras realizas la sesión no vas a poder responder a lo que la gente irá preguntando, y menos si tienes mucha gente interactuando en el chat (en público y en privado).

Abre un Drive compartido con tu compañero y ve copiando y pegando las preguntas. En los huecos que tengáis durante la sesión id ordenándolas por relevancia. No puedes alargar el webinar 2 horas respondiendo preguntas, así que es mejor que priorices. Y que sigas pendiente durante la sesión de preguntas y respuestas. En nuestro caso, uno pregunta al ponente y el otro sigue recopilando respuestas. El trabajo en equipo te facilitará mucho la gestión.

Algo que le gusta mucho a la gente en los webinars es la atención. Lo mejor es que muchas veces, cuando no llegas a todo, incluso hay gente que amablemente ofrece su apoyo y responde a los comentarios y preguntas de otras personas. Agradécele a esa gente su participación porque, sinceramente, son un apoyo inestimable durante la sesión.

# 4. Intenta llegar a mucha gente
Si te decía que la captación de leads y la integración con tu herramienta de email marketing es importante, es porque poco a poco irás creando una base de datos de suscriptores a los que les interesan tus webinars. No vale ir siempre a todo el mundo.

Aun así, en ocasiones sí te interesa llegar a un público amplio, bien porque tratarás una temática de interés para un grupo nutrido de gente o bien porque tienes patrocinadores que cubren tu evento y que quieren repercusión. En cualquier caso, una buena idea es ofrecer regalos sólo para los que asistan en vivo y en directo. Es lo que hicieron la semana pasada los impulsores del Mini Summit Online 2014 para emprendedores, que utilizando GoToWebinar consiguieron una repercusión inigualable, tanto en registros como en índice de participación.

Source: www.socialancer.com

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