Como marcar la diferencia en eventos creativos.

Comunicaciones 2.0

Para que un evento sea recordado, es muy importante que marque la diferencia.

Si nos limitamos a la parte más organizativa del evento, seguramente el evento irá sobre ruedas, se cumplirá bien el programa y no habrá ningún fallo. ¿Pero queremos conformarnos con eso?

Los detalles marcan la diferencia, sí, seguramente es una frase que habréis oído mucho pero es totalmente cierta. En este blog hablamos de muchos aspectos a tener en cuenta en nuestros eventos, sobretodo a un nivel formal, estructural, racional y de contenido. Hoy os daremos algún que otro consejo a un nivel más irracional y emocional que muchas veces forma parte del subconsciente y que hace que nuestra percepción sobre un evento cambie radicalmente: la decoración y otros elementos en nuestros eventos creativos.

Muchas veces recordamos momentos o situaciones porque son diferentes a lo que estamos acostumbrados. Pues bién, es exactamente lo que tenemos que hacer: convertir cosas que estamos acostumbrad@s a ver en los eventos en algo original, pero que a la vez cumpla la misma función. Por otro lado, podemos introducir cosas que no estamos acostumbrados a encontrar, pero que dan una funcionalidad extra, aunque muchas veces sólo sea llamar la atención o ser agradable a la vista.

Cuando planificamos eventos creativos, es muy importante que todos los elementos sigan un concepto. Por ejemplo, si estamos organizando una fiesta de Halloween es fácil, porque el motivo de la fiesta ya es un tema en concreto. Pero quizás, dentro de todo lo que el Halloween significa, se puede escoger una temática concreta. Por ejemplo, villanos de películas, o zombies. Igual que si hago algo totalmente diferente como una boda, puedo pensar directamente en el vestido, las flores, las mesas… Pero debo encontrar un tema, un hilo conductor para que todo tenga una coherencia y cree un conjunto. Por ejemplo, que se trate de una boda rústica, o una boda vintage (esto tendrá que ver siempre con el carácter y las preferencias de la novia, claro).

Una vez escogido el tema, tengo que pensar qué tipo de invitado va a venir a mi fiesta o evento porque al final, es el público al que me tengo que fijar para saber qué detalles van a ser necesarios para mis eventos creativos. Si se trata, por ejemplo, de un evento de empresa, tendré que enfocarlo a un nivel más formal, que encaje con el tipo de empresa, con el tema de la empresa, con el tipo de trabajador de la empresa, y el tipo de evento que vayan a realizar.

A continuación, os ofrecemos algunos ejemplos de ideas para vuestros eventos creativos:

Espacio

Al igual que los otros elementos del evento, este espacio tiene que estar relacionado con el concepto elegido, y dentro de este concepto, se escogerá una paleta de colores a seguir. Hay que tener en cuenta muchas cosas, como el número de personas asistentes, la colocación de las mesas y las sensaciones que desprende el ambiente en conjunto. Los eventos creativos pueden ayudarnos a producir este efecto, y que los invitados se sientan cómodos y dentro del ambiente adecuado para el momento.

Elementos decorativos

Es importante incorporar elementos decorativos para nuestros eventos creativos. Un espacio que únicamente sea funcional no nos aporta la calidez de un entorno bien cohesionado acorde al tema en cuestión. Se tiene que intentar crear una atmósfera agradable y, como ya hemos dicho antes, de acuerdo con el concepto y el diseño establecido. En las imágenes adjuntas que, como hemos dicho antes, hemos encontrado en Pinterest, vemos ejemplos como el hecho de usar velas y flores o decorar un evento corporativo con elementos identificativos de la empresa.

Detalles para los invitados

Para que nuestros invitados se lleven un buen recuerdo de nuestros eventos creativos, sean del tipo que sean, podemos ofrecerles algún detalle para agradecerles su asistencia. El inconveniente es que a veces, este tipo de cosas son las que hacen que nuestro presupuesto se vaya por las nubes y hacer un detalle creativo puede salvarnos de este apuro. Nuestros invitados apreciarán mucho más un detalle creativo que les sorprenda y que siga el concepto, que un objeto típico y no tenga nada de originalidad. Por lo tanto, ganamos las dos partes: ellos quedan más satisfechos y el organizador puede optimizar su presupuesto.

Podemos incluir elementos que estén fuera de lo común, fuera de lo que nuestros invitados están acostumbrados. De esta manera podremos sorprenderles positivamente y hacer que nuestroevento sea recordado. Hay que pensar en todo tipo de cosas que puedan necesitar y/o agradecer los invitados. Un buen ejemplo serían los “Help de Baño”. Consiste en poner un set de productos que nuestr@s invitad@s puedan necesitar durante el evento, sobretodo los de larga duración. Este set puede incluir elementos como pañuelos, horquillas para el pelo, pastillas para el dolor de cabeza, desodorante, compresas y tampones, etc.

También podemos incluir elementos para que nuestros invitados puedan realizar algún tipo de interacción, como un “photocall” original, o un libro de firmas un poco diferente a lo que estamos acostumbrados. Las imágenes que acompañan el post son solo ejemplos de una infinidad de propuestas que se pueden hacer y que dependerán de muchos factores, como ya hemos dicho.

Esperamos que estos consejos e ideas os hayan sido de utilidad para la planificación de vuestros próximos eventos creativos. Estos consejos son muy útiles para organizar eventos con Optievents, ya que gracias a nuestra gran red de proveedores y estos consejos creativos, podrás organizar tus eventos creativos de manera totalmente autónoma.

Más adelante hablaremos sobre temas más concretos dentro de lo que implica un evento creativo, como puede ser la imagen gráfica (invitaciones, señalética), tecnología para eventos creativos, o muchas otras cosas que pueden ser relevantes y que iremos comentando poco a poco.