COMO ORGANIZAR EL EVENTO PERFECTO

Comunicaciones 2.0, Eventos, Social Media Marketing

La primera regla es : “lo importante no es lo que usted piensa del evento, pero a medida que el público responde a sus propuestas “. Antes de organizar tu evento, tienes que dividir el trabajo en 3 equipos diferentes (cada equipo tiene su líder): la primera trata de todas las actividades creativas, el segundo de la planificación y diseño y la tercera a la atención al cliente.
Combinas 3 equipo de trabajo en una lluvia de ideas, partes de tu comunidad, restringilas como sea posible, vas a encontrar las necesidades específicas que tienen las personas, y descubrir el mensaje único que se enviarán a este nicho con tu iniciativa.

Eleges el tipo de evento (curso, seminario, conferencia, taller …) que “sigue” el mensaje que has elegido.

Eleges una fecha en relacion al tiempo que necesitas para organizarlo( cada tipo de evento tiene el suyo) .

A través de encuestas dirigidas a la comunidad, descubres el objetivo de cada participante y aumenta el valor de su meta preguntando: ¿qué puedo dar más a las personas que van a participar? algo que nunca se esperaría, , curiosos y directos de la persona que será de interés para usted.
Después de la inspección descubres y pone de relieve los tipos psicológicos dominantes de tus participantes.

Una vez que se descubrió y puso de relieve, el comportamiento dominante de las personas que siguen tu trabajo, utilizas este conocimiento como una palanca para aumentar su motivación y su participación en lo que respecta a tus actividades.

Ahora que ha captado la atención del público, es importante planificar con antelación qué tipo de entretenimiento para poner en su lugar durante el evento.

Como en el Internet, incluso durante una conferencia, una reunión, un seminario, la capacidad de atención se sube y baja.

Si tu comienzas a notar bostezos alguien, significa que usted no pudo mantener el nivel de energía de la atención y que tendrá que hacer un gran esfuerzo para levantarlo de nuevo.

La planificación previa al evento continúa con la gestión de incidencias.

Lo más seguro te vas a encontrar en el curso de su iniciativa son lo inesperado, si no se introduce primero en su organización, puede estar seguro de que vendrá a la ruina drásticamente “la fiesta”.

En la gestión y planificación de lo inesperado, hay 4 puntos a tener en cuenta: La emergencia, la desestabilización, el choque de entumecimiento y asumir la responsabilidad.

Llegamos al diseño operacional, aquí se va a construir la línea de tiempo, que es la línea de tiempo de tu evento por escrito en cualquier momento cuáles son las acciones que hay que hacer, incluyendo las incertidumbres.

vamos a preparar el proyecto para ser presentado al público.

Mediante el uso de la comercialización en línea, usted comenzará a crear la mailing list de tu evento mediante la creación de una página web especial, de la que se reúnen los registros y correos electrónicos de los que participan.

De esta manera, el evento comenzará mucho antes de la fecha fatídica predeterminado.

Para involucrar a la gente vive, puede imprimirse el material de papel, pero lo más importante es la forma en que se escriben y donde se distribuyen.

Entonces llegó el día del evento, lo que se puede hacer para manejar mejor su iniciativa en directo son:

Brief: antes del inicio del evento, es importante para “entrenar y preparar” todas las personas del personal, lo que le ayudará durante el desarrollo de la iniciativa;

Asignación de roles: durante el evento dedicado a la supervisión del cumplimiento;

Debrif: al final del evento, evalúa los resultados y la retroalimentación de los participantes;

Enviar seguimiento: recuerdan los días de su iniciativa, personas que asistieron todavía piensan que la maravillosa experiencia que tuvieron con su organización. En este momento es importante para prolongar lo más posible esa particular “estado de gracia” que son capaces de crear, enviar material libre, vídeo, audio, fotos del evento con el fin de seguir manteniendo viva esa llama, listo para ser entregado de nuevo en su próxima iniciativa.