Cómo planificar un evento exitoso

Comunicaciones 2.0

Buscamos un lugar, contratamos el catering y quizás nos asesoramos mediante un Event Planner (Planificador de Eventos) o alguna empresa del rubro para planificar y armar lo que creemos será un evento exitoso en la historia de nuestra compañía. Podríamos pensar que con estas necesidades cubiertas nuestro evento no puede fallar. Sin embargo existen algunos puntos extra que deben atenderse en la realización de eventos y muchas veces son solapados por la magnitud de la recepción en sí misma.

Sea una fiesta de fin de año, una ronda de negocios, un desayuno de trabajo o simplemente una reunión informal de equipo, todo evento debe ser una oportunidad de hacer crecer nuestro negocio. Es por ello que debemos definir el objetivo del evento. ¿Qué queremos lograr?  Conseguir clientes, abrir nuevos mercados, celebrar nuestros éxitos con nuestros socios y/o empleados, son objetivos distintos que necesitarán una actitud y recursos diferentes para enfrentarlos.

Si el objetivo es alabar a nuestros clientes, nos dispondremos a felicitar a los homenajeados colocándolos como los protagonistas de la fiesta. Podemos también mostrar los logros de nuestra empresa durante el periodo festejado a través de un video, alguna publicación impresa o alguna mención en los discursos que se realicen, pero siempre poniendo en foco en las personas que han ayudado a conseguir dichos logros.

Por otro lado, si lo que queremos es realizar un evento con el fin de conseguir nuevos negocios, estos elementos pueden estar presentes pero de una forma más sutil, centrándose menos en los logros y más en el futuro: ¿qué tiene nuestra empresa para ofrecerle a estos potenciales clientes?

Difundir el evento, no es solo enviar invitaciones, sino también generar ciertas expectativas sobre el mismo para que sea tema de conversación entre los asistentes. No solo podemos realizar esta actividad de forma personal, cara a cara, sino que también es beneficioso difundir nuestro evento por Redes Sociales, canales de comunicación interna de nuestra empresa, o cualquier otro medio de comunicación popular entre nuestros invitados.