Design Thinking aplicado a los eventos, garantía de éxito

Eventos

Cuando asistimos a cualquier clase de evento lo habitual es que nos limitemos a disfrutar de todo lo que se nos ofrece. No nos paramos a pensar en el trabajo que se esconde detrás de este acontecimiento. Salvo en el caso de que nos dediquemos a organizarlos. Entonces sabemos perfectamente todo lo que se necesita para tener éxito y para que satisfaga no solo a quienes asisten a él, sino por supuesto también a quienes se han encargado dicha organización. Para conseguir ambos objetivos, en los últimos tiempos las agencias están apostando por el Design Thinking aplicado a los eventos. Veamos por qué es la mejor opción.

Organizar un evento, una ardua tarea

Utilizar el Design Thinking, Pensamiento de Diseño, es emplear el atajo perfecto para que nuestro evento llegue a todos los que asisten a él y como decíamos a la empresa que lo ha encargado.

No solo acudirán muchas personas diferentes al evento, además detrás de su organización suele haber un equipo que necesita un líder que sepa marcar el camino a seguir. Este director de orquesta no tiene un papel fácil, ya que debe conseguir que todos trabajen en unidad y aporten sus ideas, pero siempre sin perder de vista lo que se persigue lograr con el acto.

Es imprescindible que ante diferentes opiniones y criterios, quien lleve la batuta sepa discernir cuáles son los más adecuados. El Design Thinking es la mejor herramienta, ya que nos permite averiguar cuál es el camino a seguir al organizar cualquier clase de evento. Veámoslo a continuación

 

Qué es el Design Thinking aplicado a los eventos

 

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Cuando una firma diseña un producto y lo lanza al mercado, el siguiente cometido que tiene es despertar el interés del usuario por su creación. Muchas campañas buscan crear la necesidad en el cliente de tener aquello que se ha fabricado.

Pero y si le diéramos la vuelta al planteamiento. ¿No sería más sencillo crear algo que el cliente necesita? Sin duda, si así lo hacemos estaremos realizando un proyecto mucho más práctico. Le estaremos ofreciendo lo que ya está buscando, aunque en ocasiones ni siquiera lo sepa.

El Design Thinking busca precisamente lo que estamos comentando, dar al cliente lo que necesita. Poníamos el ejemplo de un producto, pero esta técnica es igualmente válida cuando se trata de programar un evento.

La creatividad y la capacidad para reconocer qué precisan quienes vayan a asistir a nuestro evento serán claves para conseguir el objetivo que nos planteamos. Pero además no será un acontecimiento más al que acuden y que luego olvidan, si aplicamos el Desing Thinking será una experiencia que cale en ellos y dé los resultados que pretendíamos.

 

El Desing Thinking un concepto actual

Esta metodología es utilizada en la actualidad por todas las firmas que quieren ir un paso más allá. Que quieren conquistar al cliente mediante darle lo que demanda. Visto así parece un planteamiento sencillo, pero llevado a la práctica no lo es tanto.

Decimos lo anterior porque conocer qué precisa nuestro cliente, o nuestro posible cliente, lleva una labor de investigación previa. Una vez realizada, podemos poner en marcha la creación de un producto, el lanzamiento de una campaña publicitaria o la organización de un evento, como en el caso que nos ocupa.

Cuando organizamos un evento debemos tener claro que en la mayoría de los casos no será para satisfacer a una única persona, ni siquiera cuando sea para un colectivo esperarán todos lo mismo. De ahí que la versatilidad se convierta en imprescindible como planteamiento previo.

No podemos pensar que si organizamos un evento en el que mayoritariamente sus asistentes son médicos todos van a esperar lo mismo y todos tienen las mismas necesidades. Sin embargo, si podemos conocer qué preocupa a este colectivo, qué enfoque les agrada o cuáles son sus principales inquietudes. Ahí estamos aplicando el Design Thinking.

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Cómo aplicar el Design Thinking paso a paso 

El responsable de dirigir el evento debe ocuparse del buen éxito de la cita que se está preparando. De forma esquemática así aplicarían él y su equipo el Design Thinking:

  • Briefing. Es imprescindible empezar por definir qué se pretende alcanzar, cuál es el público objetivo, cuántas personas asistirán, dónde se desarrollará y cuándo. Después podrán seguir dando los siguientes pasos.
  • Tema del evento. Necesitan averiguar qué pretenden transmitir o conseguir con el evento. Ese tema servirá como idea principal para partiendo de ella desarrollar todo el programa del acontecimiento que están preparando.
  • Asistentes. Este paso es imprescindible a la hora de aplicar el Design Thinking a la organización de eventos. Lo ideal sería poder hablar con los asistentes para conocer qué esperan encontrar en esta cita, pero esto no siempre es sencillo. Pero sí que pueden indagar acerca del perfil que asistirá para conocer cuáles son sus principales inquietudes. Estudios de mercado, encuestas o estadísticas sobre dicho perfil serán muy útiles en este proceso.
  • Invitaciones. El diseño de las invitaciones al evento mostrará a los participantes qué pueden esperar. Por eso es necesario diseñarlas con mucho cuidado para que reflejen el espíritu del acto. Preguntarse si lo que en ellas se plasma va a preparar a los invitados para sentirse parte del evento, si despertará su curiosidad o si les hará llegar más predispuestos para disfrutar de la ocasión. Naturalmente el tema de la cita debe quedar manifiesto.
  • Ambientación. Una imagen vale más que mil palabras, la primera impresión es la que cuenta… Son más que frases hechas, son ideas reales. En los primeros segundos todos los invitados se harán una idea de lo que se van a encontrar por la ambientación que se le dé al evento. Incluso estarán más dispuestos a participar si esta les agrada. Así que cuidar al detalle este asunto es fundamental.
  • Feedback. Saber con posterioridad qué les ha parecido el evento a quienes han asistido a él servirá para mejorar futuros trabajos. Se podrá medir su impacto, qué sintieron, cómo se sintieron, si esperaban más, si la cita reflejo el espíritu del tema y de la empresa organizadora… Son datos que en un futuro se podrán utilizar en la preparación de acontecimientos similares. Se puede sondear su opinión en el mismo acto, siempre de forma discreta, o solicitar a los asistentes que una vez terminado lo valoren con un formulario o de forma online. Puede ser interesante incentivar esta colaboración.
El Design Thinking es una herramienta muy útil para organizar eventos, utilicémosla.