Eventos virtuales frente a eventos reales, ¿igual a eventos híbridos?

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En los últimos tiempos, cuando estamos preparando cualquier clase de acontecimiento, nos surge una pregunta: ¿quién gana la batalla de los eventos virtuales contra los eventos reales? Cuando comparamos pros y contras es posible que nos decantemos por alguna de las dos alternativas.Pero ¿tenemos claras las ventajas de cada opción? ¿Cuál es la más adecuada para llegar a los asistentes? Son preguntas importantes que debemos responder para hacer la elección correcta, aunque quizás no sea necesario ser excluyentes y podamos beneficiarnos de las muchas posibilidades que ambas nos ofrecen.

Confrontación directa: eventos virtuales frente a eventos reales

Como sabemos, un evento virtual es la versión online de un evento real. En lugar de estar físicamente presentes, quienes asisten a ellos lo hacen a través de Internet. Comencemos por conocer de manera esquemática las principales ventajas que nos ofrecen los eventos virtuales y los reales.

 

Eventos virtuales:

  • Consiguen una mayor participación de los asistentes. Se sienten protagonistas del acto al que acuden de forma virtual, puesto que se solicita constantemente su implicación.
  • Transmiten a los participantes la impresión de que los organizadores de la cita están a la vanguardia de las últimas novedades.
  • Posibilitan una mayor asistencia y la posterior difusión. En lugar de acudir solo un representante de cada empresa, todos se pueden beneficiar de la información presentada.
  • Permiten reducir los costes que están relacionados con la asistencia al acto: billetes de avión, hoteles, restaurantes…
  • Resultan más rentables, ya que la información permanece en el mundo virtual y se puede acceder a ella con posterioridad a la cita.
  • Se puede conocer a fondo la marca, producto o servicio que estamos ofreciendo e incluso visitar las instalaciones, conocer a sus trabajadores, probar su producto…
  • Aprovechan las múltiples opciones que da el uso de las nuevas tecnologías para conectar con los asistentes.

Eventos reales:

  • Pueden transmitir más compromiso y ser más adecuados para ciertas citas.
  • El contacto personal fomenta las relaciones comerciales, ya que transmite confianza. La comunicación puede ser más fluida.
  • No a todas las personas les gusta el mundo que no es real. Hay quienes prefieren asistir a una conferencia en la cual los participantes estén presentes, antes que disfrutar de sus conocimientos de manera virtual.
  • Asimismo, algunos consideran frío el uso, o quizás más el abuso, de tanta tecnología. Piensan que detrás de lo que ellos consideran parafernalia no existe un concepto claro de lo que se quiere transmitir. Apuestan por lo que es tangible.
  • Se puede interactuar con menos distracciones. En un evento presencial es más sencillo que estemos pendientes de la información que se nos suministra, pues el ambiente invita a ello.

Como vemos, no queda claro qué tipo de eventos ganan en una confrontación directa, lo que nos lleva a concluir que podemos aprovechar las ventajas que ambos nos ofrecen mediante los eventos híbridos.
Eventos virtuales frente a eventos reales, ¿igual a eventos híbridos? 

Eventos híbridos, una opción llena de posibilidades

  • Como decíamos, la mejor opción sin lugar a dudas es crear un evento híbrido. De esta forma aprovechamos las ventajas que nos ofrecen los eventos reales y los virtuales. Además de que estamos enriqueciendo el acto, los asistentes se sentirán más dispuestos a participar en él.
  • En un evento híbrido podemos contar con charlas, conferencias, talleres o prácticas de manera presencial, pero también online. Estos últimos permanecerán en el mundo virtual, lo que significa que podemos acceder a la información cuantas veces deseemos, algo que podrán hacer incluso quienes no hayan asistido al acto.
  • Un evento híbrido nos da la oportunidad de contar con participantes que se encuentran incluso en otro continente con un coste muy reducido y sin perder el tiempo en viajes innecesarios ni renunciar a que pueda haber personalidades relevantes en el acto.

 

Logística para un evento híbrido

En los eventos híbridos adquieren un gran protagonismo distintas tecnologías. Estas son algunas herramientas que tenemos a nuestro alcance a la hora de organizarlos:

  • Streaming
  • Presentaciones online
  • Chats online
  • Fotografías y vídeos
  • Webcasts
  • Redes sociales
  • Herramientas de RV
  • Aplicaciones

Una vez que termine el evento nos ayudarán a que la información esté a disposición tanto del público que ha estado presente como de quienes están interesados. Se puede utilizar para despertar la curiosidad por los siguientes eventos que se organicen. También servirá para que podamos evaluar la calidad del proyecto, lo que nos permitirá implementar las mejoras pertinentes.

Eventos virtuales frente a eventos reales, ¿igual a eventos híbridos?

Por supuesto, para lograr el éxito de un evento híbrido es necesario cumplir algunos requisitos:

  • WiFi gratuito. Tenemos que facilitar a todos los asistentes al evento una conexión a Internet gratuita y de calidad. Es clave para conseguir que disfruten plenamente.
  • Espacio. Encontrar el lugar adecuado para su celebración es fundamental. Tiene que contar con la equipación necesaria con el fin que el evento se desarrolle como tenemos previsto.
  • Organización. Es esencial que el personal que organice el evento esté capacitado para emplear las herramientas virtuales correctamente.
  • Contenido. Es mejor que el contenido virtual sea corto, directo e impactante.
  • Equilibrio. La puesta en escena no debe ensombrecer el mensaje, es decir, no debemos elegir el espectáculo por encima del contenido. Cuando concluya el evento, los asistentes deben tener claro qué se les ha querido transmitir. Es cierto que tenemos a nuestra disposición un sinfín de herramientas, pero nuestro objetivo no es saturar a los asistentes con un despliegue de tecnología sin sentido. Empleemos las distintas posibilidades con las que contamos de forma adecuada y para cumplir los objetivos que nos hemos fijado.
  • Crear expectación. Si vamos a ofrecer algo diferente, preparemos a los asistentes para que estén más dispuestos a participar. Aunque el factor sorpresa se debe mantener, es bueno crear expectación y cumplir con ella.
  • Contacto. El mundo virtual nos permite mantener el contacto con los invitados al evento antes y después de que este se celebre. No desaprovechemos esta posibilidad.