FASES DE UN PRE-EVENTO

Eventos

La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:

  • Pre-evento (investigación, planificación y organización)
  • Evento (dirección)
  • Post-evento (evaluación)

A continuación veremos los pasos o fases de un pre-evento.
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.

Resultat d'imatges de pre evento

Después de  haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.

Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo.

 

2.- Nombrar el Comité Organizador.

Se deberá elegir un conjunto de personas que puedas aportar cosas positivas al evento y gente capaz de poder liderarlo.

 

3.- Seleccionar la Fecha y hora.

Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Si hay suficiente  margen de tiempo para la organización requerida.
  • Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar.
  • Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas.

 

.4- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes.

 

5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realización.

El lugar es muy importante. Deberemos buscar un lugar accesible y de fácil acceso y llegada.

 

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.

Todo ha de estar recogido en un cronograma para que todos los detalles del evento estén planeados.

 

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos.

Hemos de saber que tipo de personal y cuanto personal necesitaremos para asumir el evento con garantías de exito.

 

8.- Elaborar el Presupuesto.

Es importante tener un presupuesto y no pasarse de este. Si lo haces con menor presupuesto del acordado seras efectivo.

 

10.- Diseño y elaboración del material de publicidad.

Todo el material publicitario tendrá que este preparado con mucha antelación para poder rodar el evento con éxito y con tiempo.

 

11.- Selección y Capacitación de Personal.

Un personal cualificado es sinónimo de éxito.

 

12.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

No nos puede fallar nada, por lo tanto tendremos que negociar la contratación de servicios y espacios.

 

Fuente: http://etapasdelevento.blogspot.com.es/