Gestión Competitiva de Empresas: el uso de la Videoconferencia en la pyme

Comunicaciones 2.0

Desde hace años tenemos la posibilidad de celebrar videoconferencias en las empresas y sin embargo en muchos casos se sigue viendo esta tecnología como un mal menor a no poder viajar para realizar una reunión presencial. Y sin embargo tenemos la posibilidad de ser más productivos con la videoconferencia en la pyme, pero ¿por qué no sabemos aprovechar sus ventajas?
Existen dos dos aspectos que debemos planificar adecuadamente para poder sacar partido a esta herramienta. Por un lado están los aspectos técnicos, la cámara que vamos a utilizar, el micrófono, la iluminación que tiene la sala o la banda ancha que tenemos disponible, fundamental para que todo salga como está previsto en nuestra comunicación.
Tenemos la opción de utilizar los elementos de un portátil para nuestra videoconferencia, para probar y ver el partido que podemos sacar a esta forma de reunirnos a distancia con diferentes miembros de nuestra organización. Siempre estamos a tiempo de adquirir equipos dedicados para videoconferencia si ya tenemos claro que podemos amortizarlos en poco tiempo con el ahorro de tiempo, gatos en viajes y mejora de la productividad que nos facilitan.
La videconferencia profesional con estos equipos dedicados no tiene nada que ver en lo que se refiere a calidad y facilidad de uso con los equipos caseros. También en la capacidad para transmitir los datos por líneas de comunicación con un ancho de banda limitado, una de sus grandes virtudes.
Cómo organizar una videoconferencia
Pero por otro lado existe un trabajo específico de organización de la reunión que es necesario llevar a cabo. Si ya tenemos cierto rigor en la organización de las reuniones en nuestra empresa será más fácil de llevar a cabo. Todos los intervinientes tienen que tener previamente a la reunión los temas a tratar.
Necesitamos fijar un máximo de tiempo para la reunión. Aquí debemos tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes a una videoconferencia por lo general es menor que a una presencial. Mi recomendación es que estén en torno a 15 minutos, media hora máximo. Más allá de este límite la capacidad de atención se diluye.
Una vez finalizada la reunión en conveniente pasar a todos los que han intervenido los acuerdos por escrito que se han tomado en dicha reunión. También es importante fijar reuniones de seguimiento para ver cómo se están cumpliendo estos acuerdos, objetivos, proyectos, etc., en definitiva, cualquiera que haya sido el objeto de nuestra reunión.

Source: www.pymesyautonomos.com

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