Habilidades Directivas: Qué es el estado de flujo en productividad personal?

Comunicaciones 2.0

En este artículo Daniel Aguayo nos explica el concepto de estado de flujo en productividad personal:
“La productividad tiene que ver con el estado de flujo mientras trabajamos.
Escoger las tareas a las que nos vamos a dedicar maximiza el estado de flujo.
Hay que agrupar las tareas, y para ello tenemos varias opciones.
Con “sentirte productivo” no me refiero a un recuento del trabajo que has hecho, o las tareas que has tachado, sino la sensación que tenías mientras trabajabas. Cuando nos sentimos más “productivos” suele ser en ese momento en el que estamos centrados en el trabajo, en el que los dedos vuelan por el teclado y no nos damos ni cuenta, en el que las ideas y las acciones están agolpadas en la cabeza y esperan ansiosamente a que salgan las primeras para que las siguientes se encadenen.En el mundo de la productividad personal ese estado suele llamarse enfoque, estado de flujo o popularizado en GTD como “mente como agua”. Es un estado de concentración en el que no nos distraemos porque no nos acordamos de que hemos de hacerlo. Es ideal alcanzarlo, pero ¿cómo podemos maximizarlo?Como he dicho antes, una de las particularidades de este estado de enfoque es el deseo de acabar la tarea que estamos haciendo para pasar a la siguiente. Por tanto tenemos motivación por hacer cosas, una idea de la secuencia de acciones que realizaremos, y el convencimiento de que se trata de una secuencia.No hablaré mucho de la motivación, pero comentar que puede venir de varias fuentes: desde el deseo de acabar el proyecto por sí mismo, la necesidad de acabarlo antes de ir a la cama, o incluso ser provocada por el mismo flujo de ideas del estado de enfoque.La secuencia de acciones es un tema amplio. Por un lado tenemos la sensación de que vamos a poder seguir en ese estado infinitamente, y eso nos ayuda a mantenernos centrados; digamos que es una sensación que se alimenta a sí misma. Para que esto sea cierto, hemos de tomas las medidas necesarias para que sea así el máximo tiempo posible.Esto lo haremos evitando las interrupciones. Siempre se habal de las interrupciones externas: e-mails, notificaciones del móvil, llamadas, interrupciones de los compañeros, etc. Estas hemos de suprimirlas en lo posible: cerrar el correo, poner en silencio el teléfono, y en general hacer un hueco para nosotros dentro de nuestras posibilidades.Hay otro tipo de interrupciones que podríamos tener, y vienen dadas por no alimentar el flujo de trabajo correctamente. El enfoque viene dado porque hemos puesto nuestra mente en una situación en la que procesa la información, las ideas que tengamos, de una forma concreta. Esto es análogo a una máquina de estampación: una vez está configurada con el molde correcto, la máquina puede hacer una tirada ininterrumpida de piezas.Si por lo contrario provocamos un cambio en ese “mindset”, esa “configuración mental”, tendremos que volver a empezar a centrarnos nuevamente en el nuevo tipo de tarea, el nuevo entorno mental. Esto puede ser cosa de segundos, pero lo normal es que tardemos unos minutos en volver a entrar en un estado de flujo, por no decir que incluso “perdamos el tren” de la concentración de ese día.Nuestro trabajo previo será, por tanto, preparar ese flujo. Dicho de otra forma, nuestro trabajo será preparar el trabajo. Hay que definir lo que se va a hacer: en función de qué vayamos a hacer mínimo necesitaremos definir los resultados, una lista de acciones secuenciales, o estructurar una serie de ideas.En las revisiones del trabajo, en las que escogemos los proyectos a los que dedicarnos durante la semana, ya hacemos una lista de acciones a realizar en los días inmediatos. Pero no es suficiente con eso, también hemos de agruparlos en función de esas “configuraciones mentales”, para que al ponernos en marcha tengamos un conjunto de trabajo parecido con que alimentar nuestro flujo.Un tipo de agrupación son los contextos, como se definen en Getting Things Done. Se trata de poner juntas las acciones que requieren la misma situación: disponer de una herramienta (la lista de documentos a imprimir para sacarla cuando tenga una impresora a mano), estar en un lugar (aquellas cosas que solo puedo hacer cuando estoy en casa), o encontrarse en una situación (las pequeñas acciones que no requieren mucha concentración cuando estoy más cansado).Otra agrupación es la de dedicar bloques de tiempo a acciones relacionadas con el mismo tipo de trabajo o el mismo asunto. A veces es más interesante aprovechar que tenemos en mente toda la información de un proyecto para realizar varias tareas de distinto origen (llamadas, enviar e-mails, corregir distintos documentos). Estos bloques podrían etiquetarse más con nuestras responsabilidades y proyectos que con las herramientas que necesitamos (como “programar”, “escribir”, “acciones comerciales”, “desarrollo de producto”, “proyecto de instalación de piscina”, etc.). Podríamos decir que siguen siendo contextos, pero en lugar de organizarlos por herramientas o lugares los organizamos por “configuraciones mentales”.Os pongo un ejemplo: para escribir este artículo tengo una serie de pasos que podría escoger hacer por separado: buscar la idea, escribir un guión, desarrollar el texto, y unos cuantos pasos más. Algunos pertenecen al mismo contexto y algunos no. Pero la mayoría de veces me da mejor resultado hacerlo todo seguido: si he estado preparando el guión, ya he hecho el calentamiento mental para pensar en el tema del artículo, y es mucho más fluído para mí desarrollar el texto.Lo que bombardeará nuestra facilidad para entrar en un estado productivo es seguro realizar tareas sin ton ni son, sin permitirnos tiempos largos enfocados en un objetivo o un ambiente común.En resumen,
Para mantener el estado de flujo hemos de evitar las interrupciones a base de tareas que no nos hagan cambiar de “configuración mental”.
Antes de empezar a trabajar habremos definido el trabajo que queremos hacer, y lo agruparemos en función de la “configuración mental” en la que vayamos a entrar.
Las agrupaciones pueden ser contextos por energía, herramientas o lugar, pero también sirve cualquier clasificación en las que nos cueste “entrar en faena”.

Source: www.dutudu.com

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