Se acaba un evento, ¿qué toca ahora?

Eventos

Desde la planificación hasta que se acaba un evento, se invierten muchas horas, días e incluso semanas en tener todo listo y a punto de abrir las puertas a los invitados, pero es justo después cuando finaliza que queda observar lo conseguido.

Recoger y evaluar los datos nos van a indicar si el evento que hemos organizado y llevado a cabo ha salido como realmente esperábamos, además de tener en nuestra base de datos una muestra de cómo ha funcionado para futuras consultas sobre qué hacer o qué mejorar en ellos.

Para todo ello, hay que tener claro qué es lo que tienes que hacer.

  1. Recoge todos los datos obtenidos

Todo evento tiene una finalidad, ya sea esta mostrar y promocionar un nuevo producto o servicio, crear conciencia de marca o cualquier otra finalidad.

Dependiendo de una u otra, podrás recoger información de varias maneras, ya sea por vía física u online.

Allí donde celebres el evento puedes recoger datos como el número total de asistentes, gente inscrita o que haya proporcionado datos propios mediante alguna promoción, etcétera.

Por otro lado, tienes las redes sociales por las que mediante las campañas que puedas haber lanzado en ellas puedes recoger datos del impacto que generes, comentarios, el uso de un hashtag si creas uno para tu evento o el mismo contenido que generes y difundas para compartir tal experiencia antes, durante y después del evento.

Toda esta información es sin duda valiosísima.

  1. Utiliza el emailing

Esta técnica no es sólo para vender. Puedes usar tal recurso para comunicarte con tu público por dos cuestiones:

  • Ser agradecido. Y no solamente con tu público, sino que acuérdate de tus aliados y felicita también a proveedores, personal y demás colaboradores a hacer realidad el evento pasado. Todos se lo merecen.
  • Sé directo con una encuesta. Participantes, colaboradores y trabajadores son los que te pueden aportar un punto de vista al final de todo en el que te plasmarán cómo lo han vivido y sentido el evento, con lo que aprovechar tal baza te puede ayudar a encontrar mejoras.
  1. Crea un informe económico…

Por mucho que hagas un presupuesto inicial de lo que puede llegar a costar todo, en la mayoría de ocasiones suele aparecer algún gasto imprevisto con el que no contabas inicialmente.

Llevar un control de todo te ayudará a hacer mejores cuentas con el tiempo siendo más exactos con lo que se puede llegar a necesitar.

  1. Y un informe final

El redactado final, donde se plasman todas y cada una de las partes involucradas en el evento.

En este documento se reflejan todas las informaciones recogidas del evento desde su inicio hasta el final, aunque en ocasiones no solamente quiere verlo la cúpula, sino que además otras secciones, con lo que sería adecuado crear informes específicos para cada uno de ellos.

Como puedes comprobar, aun cuando se baja el telón y finaliza la función, sigue habiendo trabajo que realizar, dándote la oportunidad de generar datos de los que aprender, mejorar y sobretodo poder contrastar entre eventos año a año para ver qué tal su evolución.

 

Fuentes: