Tecnología y equipo para la convención de BMW en Barcelona

Eventos
Si haces una presentación de coche para la cual congregas a todos tus países, y además en el inicio del año, ¿por qué no aprovecharlo para proponer que los países organicen en el destino sus propios eventos motivacionales y convenciones? Ha sido la idea de BMW cuando organizó en Barcelona la presentación mundial de su nuevo Serie 5. A lo largo de dos semanas, la ciudad ha ofrecido a la marca alemana sus mejores propuestas de venues y ocio chic para albergar las convenciones anuales de varios países donde la marca tiene sede. Auriga concibió y organizó parte de estos eventos y nos cuenta.

De entre todas estas convenciones paralelas, destacó la organizada para 500 asistentes de la Región B3 (Asia, Pacífico y Sudáfrica). Dos ideas maestras detrás el evento: consolidar alianzas entre equipos, y recordar la dimensión tecnológica de la marca.

Un venue histórico. La agencia se decantó por el Museo Marítimo, cuya singularidad arquitectónica y localización convirtieron en el escenario perfecto para este evento, al ser muy afín a la pasión por el mar y la náutica de la marca. El edificio gótico, dividido en diferentes naves de altos techos abovedados, albergó la cena de gala y la convencional anual junto con un enigmático closed room, concebido para presentar en primicia a la red el Nuevo BMW X3.

Cohesionando equipos. El primer concepto, la consolidación de equipo, se materializó en el claim “Shaping the future together”, para el que Auriga diseñó una imagen gráfica que agrupaba las siluetas de los edificios icónicos de cada uno de estos países de la región. El lema se comunicó también de forma constante en invitaciones, cartelería en buses y en el espacio, discursos, etc. Y para seguir con el tema de “together” y dotar de espectacularidad la puesta en escena, Auriga dispuso un escenario central que ofrecía una experiencia 360º, de todos juntos alrededor del ponente.

Tecnología. Este segundo objetivo se materializó en videomappings radicales de apertura y de cierre, un videomapping perimetral por toda la sala. Suspendido sobre el escenario, un cubo de pantallas led captaba el protagonismo de la escenografía cuando se proyectaban los contenidos y los videos que acompañaban las ponencias. Una forma de dejar claro que marca puntera en tecnología.

Para la cena de gala, la sala se vistió de magia ofreciendo una coreografía que, partiendo enérgicamente del corazón azul de la sala, el escenario central, sincronizaba la música con efectos de luz y cuidadas proyecciones mapping 360º en todas las estancias del espacio, que eran lanzadas hacia todas las paredes de la sala desde el escenario central y cuyo efecto se veía multiplicado al proyectarse sobre la original fachada de muros y bóvedas. Además de los discursos, se entregaron los premios al equipo.

En cuanto al resto del trabajo de la agencia, cada evento era una pieza aparte, con su propio briefing, su creatividad, con peticiones específicas de cada país. También organizó parte de las pruebas dinámicas y gestión de chóferes, aunque mucho se traía desde Alemania.

Viviendo la ciudad. La agencia también ofreció una serie de actividades de teambuilding, en forma de actividades lúdicas con iPads por la ciudad, donde los equipos se lo pasaron en grande, según la agencia. Y no intentes explicar a un guiri que el flamenco no es de Barcelona: todos querían ir a un tablao y acabaron subiéndose al escenario y bailando…

El rompecabezas gastronómico. La comida para un grupo tan variado es un tema complicado, puesto que la zona combina un número importante de dietas específicas (kosher, vegetariana, musulmán, budistas que no comen ternera… sin contar las alergias) y el cliente quería una comida sentada. Al final, se definió un menú que minimizaba este tipo de problemas, con poularda y pescado.

Secreto total. Al presentarse un coche que se lanzará al principio del 2018, la marca impuso a todo el personal medidas de seguridad muy altas. El coche estaba envuelto en fundas con candados; había tres guardias 24h; los móviles se tenían que poner en fundas cerradas antes de entrar en el close room donde estaba el coche. Lo mismo con los equipos técnicos: no podían llevar móvil, y los discos duros del equipo técnico se borró por completo y de forma certificada.